Si dentro de las actividades que te ha encomendado la empresa está el cuidado del almacén, dígase uno o varios, probablemente te estés enfrentando a situaciones que a mí me ha tocado vivir en lo que se refiere a la administración de esas enormes construcciones donde la empresa guarda su más preciado tesoro: el inventario, y te comento algunas, pedidos urgentes no programados que hay que entregar ya, ubicaciones con productos que no están en el lugar correcto o que la cantidad no es suficiente para surtir la orden, inventarios en donde las existencias físicas y las de sistemas simplemente “no cuadran”, inventarios físicos que terminan a altas horas de la noche, y cuando finalmente parece que ya estás en control, te cambian el sistema y vuelve a comenzar. ¿Te suena familiar el asunto?
Quizá como a mí, en tu formación profesional nunca te dieron una cátedra de cómo controlar y hacer eficiente a un almacén, pero si te exigen que sea productivo y que cumpla con su función de entrega a los clientes, la cosa es determinar aquellos factores clave de éxito que harán que tu asignación como garante de las existencias físicas brille cual estrella en el firmamento.
Los Centros de Distribución como entidades de negocio, son áreas de servicio que están a disposición de la organización para mantener un vínculo operativo con el mercado para satisfacer sus necesidades. El acopio o almacenaje de mercancías es la razón básica de su existencia. Su función administrativa se define como : “Un proceso de la función logística que comprende la recepción, almacenamiento y movimiento de cualquier material – materias primas, semi-terminados y terminados – dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo, incluyendo el manejo de información de los datos generados”
Aquí cinco factores clave de éxito que debes cuidar o debes exigir a quien este a cargo de tan compleja labor.
ENTREGA DE PRODUCTOS A TIEMPO: Esto es la rapidez con la que se entreguen los productos al mercado, puede llegar a ser un diferenciador importante para la permanencia de la empresa en el mercado, la industria de los alimentos o farmacéutica depende de este factor para ganar terreno con los competidores y evitar pérdidas financieras importantes, imagina que se requiere de un medicamento y al ir a la farmacia no lo encuentras porque el pedido no llegó a tiempo, o que estas comercializando alimentos frescos o congelados y el tiempo de entrega sea mayor a la caducidad del mismo, en ambos casos, el tiempo de surtido es un factor clave de éxito. Por lo que el primer factor clave de éxito es el tener los sistemas y procesos necesarios que garanticen que los pedidos serán entregados acorde a las políticas comerciales que la empresa haya dictaminado.
REDUCCIÓN DE COSTOS: Los centros de distribución resguardan uno de los activos financieros más importantes de la organización, los inventarios. El hecho de tenerlos debidamente almacenados y ordenados hacen que de facto no se generen costos financieros adicionales a los presupuestados. También el hecho de tener procesos productivos que reduzcan el manejo de materiales, el uso adecuado de los equipos (racks, montacargas, escaners, computadoras, etc.) hará que los costos de operación se reduzcan y que el Centro de Distribución sea más eficiente y se convierta en un generador de riqueza para la organización. Aquí el segundo factor clave de éxito, tu centro de distribución debe de pasar de ser un centro de costo a un centro de utilidad, donde contribuya con sus buenas prácticas a disminuir los costos operativos de la cadena de suministro.
CONTRIBUCIÓN AL PROCESO LOGISTICO: El Centro de Distribución debe aportar a hacer el proceso logístico más ágil, en la medida que sus procesos operativos se vuelvan más eficientes, se logre reducir el tiempo de surtido de una orden y se logre incrementar la precisión en los inventarios, estos aportarán a que la Cadena de Suministro en su conjunto sea más eficiente y más rentable. Aún no conozco una organización que esté peleada con este concepto. El tercero, si el centro de distribución contribuye a que el proceso logístico fluya más eficientemente y con mayor rapidez, lograrás eficiencias que te colocarán delante de tus competidores, el almacén debe aportar y hacer más ágil el proceso.
CONSERVACIÓN DE LAS EXISTENCIAS: Esta es la piedra angular de los Centros de Distribución y el mayor reto al que se enfrentan: conservar por un lado el buen estado físico de las mercancías y por el otro mantener una elevada precisión de los inventarios. Sobre el primero, baste decir que los almacenes por la cantidad de materiales y movimientos que día a día se realizan, siempre están en constante riesgo de sufrir daños y alteraciones en sus existencias, por lo que, la implementación de un estricto control para prevenir y conservarlas debe ser una directriz sin margen de holgura. Sobre la precisión de inventarios salta a la vista lo importante que es mantener una estricta disciplina operativa y un preciso control en el sistema para mantener una elevada exactitud de inventario. El cuarto factor clave es más que claro, debes establecer controles de inventario tales como inventarios cíclicos y físicos, auditorías a las localizaciones, auditorías al empaque y al embarque y otras muchas más herramientas de control para tener precisión en las existencias físicas. Y para finalizar,
SERVICIO A CLIENTES: Mantener un alto nivel de satisfacción al cliente es el objetivo primordial del Centro de Distribución, ya que el esfuerzo atrás de ellos es muy grande, recordar que para que un producto llegue al almacén, antes debe ser manufacturado, después debe ser trasladado del productor al distribuidor o mayorista quizá pasando por el proceso de importación (en el caso de que aplique), así que la tarea del almacén es mantener el más alto nivel de nivel de servicio en las ordenes que son enviadas a clientes. El factor clave de éxito aquí es mantener políticas de gestión de calidad y medición en los procesos que te permitan detectar desviaciones y corregirlas a una velocidad tal que el servicio al cliente se vea lo menos afectado posible.
Estos cinco factores clave de éxito son solo el comienzo de lo que es una muy larga travesía en el intricado camino por el que se tiene que pasar día a día en los almacenes, todos los días hay movimiento, ordenes que surtir, materiales que empacar, embarques que enviar, proveedores que recibir y tantas otras actividades que requieren muchas y muy diversas herramientas de control. Establecer estrategias que ayuden a alcanzar esos factores clave de éxito requiere conocimiento y mucha energía. La formula es 1% de inspiración y 99% de transpiración.
Si te gustó el contenido de este artículo seguro te gustará el e-book que estoy preparando donde incluyo estrategias, controles, consejos y muchos ejemplos que van desde la definición de objetivos, selección del capital humano para almacenes, seguridad, control de inventarios, control de procesos, sistemas de gestión de calidad y muchos otros temas que versan alrededor de la administración y control de los centros de distribución.
http://cadenadesuministro.wordpress.com
Quizá como a mí, en tu formación profesional nunca te dieron una cátedra de cómo controlar y hacer eficiente a un almacén, pero si te exigen que sea productivo y que cumpla con su función de entrega a los clientes, la cosa es determinar aquellos factores clave de éxito que harán que tu asignación como garante de las existencias físicas brille cual estrella en el firmamento.
Los Centros de Distribución como entidades de negocio, son áreas de servicio que están a disposición de la organización para mantener un vínculo operativo con el mercado para satisfacer sus necesidades. El acopio o almacenaje de mercancías es la razón básica de su existencia. Su función administrativa se define como : “Un proceso de la función logística que comprende la recepción, almacenamiento y movimiento de cualquier material – materias primas, semi-terminados y terminados – dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo, incluyendo el manejo de información de los datos generados”
Aquí cinco factores clave de éxito que debes cuidar o debes exigir a quien este a cargo de tan compleja labor.
ENTREGA DE PRODUCTOS A TIEMPO: Esto es la rapidez con la que se entreguen los productos al mercado, puede llegar a ser un diferenciador importante para la permanencia de la empresa en el mercado, la industria de los alimentos o farmacéutica depende de este factor para ganar terreno con los competidores y evitar pérdidas financieras importantes, imagina que se requiere de un medicamento y al ir a la farmacia no lo encuentras porque el pedido no llegó a tiempo, o que estas comercializando alimentos frescos o congelados y el tiempo de entrega sea mayor a la caducidad del mismo, en ambos casos, el tiempo de surtido es un factor clave de éxito. Por lo que el primer factor clave de éxito es el tener los sistemas y procesos necesarios que garanticen que los pedidos serán entregados acorde a las políticas comerciales que la empresa haya dictaminado.
REDUCCIÓN DE COSTOS: Los centros de distribución resguardan uno de los activos financieros más importantes de la organización, los inventarios. El hecho de tenerlos debidamente almacenados y ordenados hacen que de facto no se generen costos financieros adicionales a los presupuestados. También el hecho de tener procesos productivos que reduzcan el manejo de materiales, el uso adecuado de los equipos (racks, montacargas, escaners, computadoras, etc.) hará que los costos de operación se reduzcan y que el Centro de Distribución sea más eficiente y se convierta en un generador de riqueza para la organización. Aquí el segundo factor clave de éxito, tu centro de distribución debe de pasar de ser un centro de costo a un centro de utilidad, donde contribuya con sus buenas prácticas a disminuir los costos operativos de la cadena de suministro.
CONTRIBUCIÓN AL PROCESO LOGISTICO: El Centro de Distribución debe aportar a hacer el proceso logístico más ágil, en la medida que sus procesos operativos se vuelvan más eficientes, se logre reducir el tiempo de surtido de una orden y se logre incrementar la precisión en los inventarios, estos aportarán a que la Cadena de Suministro en su conjunto sea más eficiente y más rentable. Aún no conozco una organización que esté peleada con este concepto. El tercero, si el centro de distribución contribuye a que el proceso logístico fluya más eficientemente y con mayor rapidez, lograrás eficiencias que te colocarán delante de tus competidores, el almacén debe aportar y hacer más ágil el proceso.
CONSERVACIÓN DE LAS EXISTENCIAS: Esta es la piedra angular de los Centros de Distribución y el mayor reto al que se enfrentan: conservar por un lado el buen estado físico de las mercancías y por el otro mantener una elevada precisión de los inventarios. Sobre el primero, baste decir que los almacenes por la cantidad de materiales y movimientos que día a día se realizan, siempre están en constante riesgo de sufrir daños y alteraciones en sus existencias, por lo que, la implementación de un estricto control para prevenir y conservarlas debe ser una directriz sin margen de holgura. Sobre la precisión de inventarios salta a la vista lo importante que es mantener una estricta disciplina operativa y un preciso control en el sistema para mantener una elevada exactitud de inventario. El cuarto factor clave es más que claro, debes establecer controles de inventario tales como inventarios cíclicos y físicos, auditorías a las localizaciones, auditorías al empaque y al embarque y otras muchas más herramientas de control para tener precisión en las existencias físicas. Y para finalizar,
SERVICIO A CLIENTES: Mantener un alto nivel de satisfacción al cliente es el objetivo primordial del Centro de Distribución, ya que el esfuerzo atrás de ellos es muy grande, recordar que para que un producto llegue al almacén, antes debe ser manufacturado, después debe ser trasladado del productor al distribuidor o mayorista quizá pasando por el proceso de importación (en el caso de que aplique), así que la tarea del almacén es mantener el más alto nivel de nivel de servicio en las ordenes que son enviadas a clientes. El factor clave de éxito aquí es mantener políticas de gestión de calidad y medición en los procesos que te permitan detectar desviaciones y corregirlas a una velocidad tal que el servicio al cliente se vea lo menos afectado posible.
Estos cinco factores clave de éxito son solo el comienzo de lo que es una muy larga travesía en el intricado camino por el que se tiene que pasar día a día en los almacenes, todos los días hay movimiento, ordenes que surtir, materiales que empacar, embarques que enviar, proveedores que recibir y tantas otras actividades que requieren muchas y muy diversas herramientas de control. Establecer estrategias que ayuden a alcanzar esos factores clave de éxito requiere conocimiento y mucha energía. La formula es 1% de inspiración y 99% de transpiración.
Si te gustó el contenido de este artículo seguro te gustará el e-book que estoy preparando donde incluyo estrategias, controles, consejos y muchos ejemplos que van desde la definición de objetivos, selección del capital humano para almacenes, seguridad, control de inventarios, control de procesos, sistemas de gestión de calidad y muchos otros temas que versan alrededor de la administración y control de los centros de distribución.
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